WEB費用の予実管理｜月10分で続く「予算と実績」の見える化

10月の会議で、上司からふいに「WEBの予算って、今年あといくら残ってる？」と聞かれた。年度のはじめにはきちんと予算表を作ったのに、そのあと開いていない。経理に聞けば分かるはず……と思って確かめたら、まだ請求が来ていない発注が2件あって、数字が合わない。そんなふうに、帰りの電車でひやっとした経験はありませんか。

それは、あなたの管理がずさんだからではありません。WEBの外部費用は、「発注する日」と「請求が来る日」と「支払う日」がばらばらで、しかも制作費・広告費・ツールの月額と、払い方まで散らばっています。立てたときの予算表だけでは、追いかけられないのが自然なんです。

結論：WEBの外部費用の予実管理（予算と実績を見比べて管理すること）は、次の3つで回り始めます。①1枚の表に「予算・発注済み・支払済み」の3列を作る → ②請求書を待たず、発注した時点で1行書く → ③月に一度10分、残りを確かめ、ズレそうなら早めに一言相談する。
いちばん効くのは②。「発注済み」で見ておけば、「まだ残っていると思っていたのに、実はもう使っていた」がなくなります。

何が起きているのか：予算表が「立てたまま」になる理由

予実管理が続かないとき、たいてい次のどれかが起きています。

• 発注と請求の時期がずれる：制作の発注は6月、納品と請求は9月、支払いは10月——ということがよくあります。経理の帳簿は「支払い」で動くので、そこだけ見ると、まだお金が残っているように見えてしまいます。
• 払い方が散らばっている：制作会社への振込、広告の自動引き落とし、ツールのクレジットカード払い。明細が別々なので、全体をつかみにくくなります。海外のツールでドル建てのものは、為替で毎月の金額も少しずつ変わります。
• 追加費用が予算表に戻ってこない：「この修正は追加になります」と言われてOKしたものが、口頭やチャットで済んでいて、表に載っていない。
• 見る日が決まっていない：「気になったら見よう」だと、気になるのはたいてい、もう余裕がなくなってからです。

ここで大事なのは、細かい管理をがんばるほど続くわけではないということ。経理のような正確な帳簿は、経理がつけてくれています。WEB担当に必要なのは、「あといくら使えるか」を、自分の言葉ですぐ答えられる状態です。

予実管理の表は「予算・発注済み・支払済み」の3列でつくる

まずは表を1枚だけ作ります。スプレッドシートで十分です。年度のはじめに作った予算表があれば、その右に列を足すだけでかまいません。

ポイントは、「残り」を「予算 − 発注済み」で計算することです。「支払済み」は経理の数字と突き合わせるための列で、使える残りを見るのは「発注済み」のほう。ここを分けておくだけで、冒頭のような「まだ残っていると思っていた」が起きにくくなります。

費目の分け方は、来年のWEB予算の立て方で紹介した「固定費・施策費・予備費」の3つをそのまま使うと、予算表と予実の表がつながって見やすくなります。

細かく作りすぎないこともコツです。最初は3行でも大丈夫。施策費の中身は、案件ごとに下に行を足していけば十分です。金額は税込か税抜か、どちらかにそろえて、表の上に一言書いておきましょう。経理の数字と比べるとき、ここがずれていると合わない原因になります。

請求書を待たず、「発注した時点」で1行書く

表を作ったら、記録のタイミングを決めます。おすすめは、発注した日（見積もりにOKを出した日）に、その場で1行書くことです。

1行に書くのは、これだけで足ります。

• 発注日
• 発注先と内容（例：「〇〇制作所／採用ページ改修」）
• 金額（見積もりの金額。幅がある場合は上の金額）
• 支払い予定の月

あとで請求書が届いて支払いが済んだら、「支払済み」の列に金額を入れるだけです。追加費用をOKしたときも同じで、チャットやメールで了承したらそのまま1行足します。追加になりやすい場面は、「追加費用です」を減らす｜見積もり前に確認したい5つの境界にまとめています。

ツールの月額や広告費のように毎月出ていくものは、毎回書かなくて大丈夫です。年度のはじめに「月額×12か月」を発注済みとして入れておき、プラン変更や解約をしたときだけ直す。これで手間がぐっと減ります。

月に一度、10分だけ表を開く

記録の次は、見る日を決めます。毎月の第1営業日の午後など、カレンダーに10分の予定を入れてしまいましょう。

10分の使い方は、この順番がおすすめです。

1. 記録もれを拾う（3分）：先月のメール・チャットで、発注や追加費用のOKを出したものが表に載っているか見る。カード明細があれば、ツールの請求も軽く確かめる。
2. 残りを見る（3分）：費目ごとの「残り」を確認する。年度の経過（たとえば半年たったなら半分くらい）と比べて、使い方が早すぎないか、ざっくり見る。
3. この先の予定と比べる（4分）：年度内にやりたいことの見積もりと、今の残りを並べて、足りるかどうかを見る。

経理の数字との突き合わせは、毎月でなくても大丈夫です。四半期に一度くらい、「支払済み」の合計が経理の数字と合っているかを確かめれば十分です。ずれていたら、たいていは記録もれか、税込・税抜の違いです。

ズレそうなときは、早めに一言相談する

月の点検で「このままだと足りなさそう」と気づいたら、それは失敗ではなく、予実管理がちゃんと働いた証拠です。早く気づくほど、選べる手が増えます。

相談するときは、次の3つをセットにすると話が通りやすくなります。

• 今の状況：「施策費の残りが48万円で、下期にやりたいことの見積もりが合計70万円です」
• ズレた理由：「上期に追加修正が12万円発生したためです」
• 案を2つ：「広告を月3万円に抑えて、不足の10万円を予備費から充てる案と、採用ページ改修を来年度に回す案があります」

案があると、上司は「どちらにするか」を選ぶだけで済みます。WEB施策の効果もあわせて伝えたいときは、WEB施策の費用対効果を社内に説明するも参考になります。

具体例：「まだ72万円ある」と思っていたCさんの場合

社員80人ほどの専門商社で、総務と兼務でWEBを担当しているCさんのケースです（よくある状況をもとにした例です）。

• 年度の予算：年間240万円。固定費48万円（月4万円×12か月）、施策費168万円、予備費24万円（総額の1割）。
• 9月末（上期の終わり）に起きたこと：経理の数字では、施策費の支払いは96万円。「168万円 − 96万円で、あと72万円ある」と思い、下期に採用ページ改修（見積もり40万円）と広告（月5万円×6か月＝30万円）、合わせて70万円を計画していました。
• 表を作ってみたら：6月に発注した下層ページの改修24万円が、納品・請求が10月で、まだ支払われていなかったことに気づきました。発注済みで見ると120万円で、本当の残りは48万円。計画の70万円に対して、22万円足りない状態でした。
• やったこと：

1. 「予算・発注済み・支払済み」の3列の表を作り、上期の発注を全部書き出した。
2. 上司に、状況・理由・案2つをセットで相談した。
3. 広告を月3万円（6か月で18万円）に抑え、採用ページ改修40万円と合わせて58万円に。不足の10万円を予備費から充てることで決まった（予備費の残りは14万円）。
4. 以後、発注したらその日に1行書き、毎月第1営業日に10分だけ表を見ることにした。

• 変わったこと：年明けに「あといくら？」と聞かれたとき、表を見てすぐに答えられました。「数字をちゃんと押さえてくれているから、来年の予算も相談しやすい」と言ってもらえたそうです。

気づいたのが3月だったら、選べる手はほとんど残っていなかったはずです。9月に気づけたから、広告を少し抑えるだけで、やりたいことを両方続けられたという例です。

続けると、何が変わるか

• 「あといくら？」にすぐ答えられる。会議で聞かれても、表を開けば一言で返せます。
• 年度末の駆け込みや、使い残しが減る。早めに残りが見えるので、「余ったから慌てて使う」「足りなくて止める」の両方を避けやすくなります。
• 来年の予算が立てやすくなる。1年分の発注の記録が、そのまま来年の予算づくりの材料になります。
• 制作会社との話が落ち着いてできる。追加費用が出たときも、「今の残りだとここまでなら」と根拠を持って相談できます。

明日やること

1. 年度のはじめに作った予算表を開く（なければ、固定費・施策費・予備費の3行だけの表を作る）。
2. 右に「発注済み」「支払済み」「残り」の3列を足す。
3. 今年度に発注したものを、思い出せる範囲とメールの履歴から書き出す。
4. カレンダーに、毎月一度・10分の「予算チェック」の予定を入れる。

全部を一度にやらなくて大丈夫です。今日は2の「列を足す」だけでも、次に発注したとき、自然に1行書けるようになります。

チェックリスト

まずはこの3つができていれば十分です。最低ラインはここに絞ります。

• 予算・発注済み・支払済みの3列がある表を1枚持っている
• 残りを「予算 − 発注済み」で見ている
• 月に一度、表を開く日を決めている

残りは「余裕があれば」の任意項目です。当てはまらなければ、空欄のままで問題ありません。

• 発注したとき（見積もりにOKを出したとき）に、その日のうちに1行書いている
• 追加費用をOKしたときも、表に1行足している
• ツールの月額・広告費は「月額×12か月」で先に入れている
• 金額を税込・税抜のどちらかにそろえ、表に書いている
• 四半期に一度、支払済みの合計を経理の数字と突き合わせている
• ズレそうなときは、状況・理由・案2つをセットで早めに相談している

予算は、立てた日がいちばん正確で、そこから少しずつ現実とずれていくものです。ずれること自体は、誰のせいでもありません。大事なのは、早めに気づけること。発注したら1行、月に一度10分。それだけで、「あといくら？」に落ち着いて答えられる担当者になれます。まずは今の予算表に、3つの列を足すところから始めてみましょう。

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来年度の予算づくりを始めるなら来年のWEB予算の立て方｜費目の分け方と見積もりのコツへ。見積もりの金額が妥当か迷ったときはホームページ制作費の相場と見積書の見方、保守費用の中身を確かめたいときは保守契約で確認したいポイントもどうぞ。ドメインやサーバーの更新月を押さえておきたいときはドメイン・サーバーの年次更新チェックが役に立ちます。数字の報告をまとめたいときは月次レポートを15分でまとめる方法も参考に。「うちの場合はどう管理すればいい？」と迷ったら、お問い合わせからいつでも声をかけてくださいね。