ノートパソコンの画面とスマートフォン、印刷した資料を見比べながら、制作会社とのやり取りがどこにあったか探している企業のWEB担当者

制作会社・外注管理作成2026-10-18 01:21約11分

制作会社とのやり取りをチャットに集約｜連絡が散らばらない3つの決めごと

上司から「採用ページのあの写真、差し替えの件どうなった？」と聞かれた。たしか制作会社に頼んだはず。メールを検索しても出てこない。チャットをさかのぼると、別の話題の途中に「あ、それと写真の件ですが」と一言だけ。返事はあったのか、なかったのか。電話で話した気もする……。探しているうちに、15分たっていた。そんな経験はありませんか。

それは、あなたが整理下手だからではありません。制作会社とのやり取りは、メール・チャット・電話・打ち合わせと、もともと散らばりやすいものです。しかも案件が重なるほど、話題がひとつの流れに混ざっていきます。道具を増やすより、「どこで・どう話すか」を少しだけ決めておくほうが、ずっと効きます。

結論：制作会社とのやり取りは、次の3つの決めごとで散らばらなくなります。①日々の連絡の場所を1つに決める（チャットなら案件ごとに1つのグループ） → ②1件1スレッドで話し、最初の投稿に「何の件か」を書く → ③決まったことは流さず、要件メモに転記して残す。
あわせて、見積もり・契約・請求のような正式なものはメールや書面のままにしておく。チャットは「日々の相談の場所」、決まったことは「残す場所」と分けるのがコツです。

何が起きているのか：連絡が散らばる3つの理由

やり取りが見つからなくなるとき、たいてい次のどれかが起きています。

連絡の場所が決まっていない：急ぎは電話、細かい修正はチャット、正式なものはメール、ついでの話は打ち合わせ。どれも自然な選び方ですが、あとから一本の線でたどれなくなります。
話題が混ざる：「トップのバナーの件」の流れの途中に「それと、採用ページの写真も」と別の話が入る。返事がどちらへのものか分からなくなり、片方が置き去りになります。
決まったことが流れていく：チャットは会話の場所なので、新しい投稿がどんどん上に積もります。「では、それでお願いします」と決まった一言も、1週間もすれば埋もれてしまいます。

ここで大事なのは、チャットに集約すれば全部解決、ではないということ。チャットは気軽に話せるぶん、決まったことが流れやすい道具でもあります。「話す場所」と「残す場所」を分けて考えると、チャットの良さを生かしたまま、探さなくて済むようになります。

連絡の置き場所は「チャット・メール・要件メモ」の3つに分ける

吹き出しのチャット、封筒のメール、ファイルの要件メモの3つの置き場所を横に並べ、やり取りの種類ごとに置き場所を分ける考え方を示した図 — 日々の相談はチャット、正式なものはメール、決まったことは要件メモへ。置き場所を分けると、探さなくて済む

まずは、やり取りの種類ごとに置き場所を決めます。完璧に分けなくて大丈夫です。おおまかな線が引けていれば十分です。

置き場所	置くもの	理由
チャット	日々の相談・確認・修正の依頼・進み具合の共有	早く、気軽にやり取りできる
メール（または書面）	見積もり・発注・契約・請求・納品の連絡	社内の承認や経理とつながり、記録として残りやすい
要件メモ	チャットやメールで「決まったこと」	流れていかず、あとから一目で確かめられる

電話や打ち合わせで決めたことは、その日のうちにチャットへ「本日決まったこと」として書き込み、要件メモにも移しておきます。こうすると、口頭の話も同じ線の上に乗ってきます。要件メモの作り方は「言った言わない」を防ぐ｜外注の依頼書・要件メモの残し方で詳しく紹介しています。

決めごと①：日々の連絡の場所を1つに決める

最初に、制作会社と「日々の連絡はここでしましょう」と決めます。チャットを使うなら、案件（または制作会社）ごとに1つのグループやチャンネルを作るのがおすすめです。

ツールは、すでに使っているもので構いません。自社のチャットに制作会社をゲストとして招く形でも、制作会社がふだん使っているツールに入れてもらう形でも大丈夫。大事なのは道具の種類より、「この件の話はここ」と両者が知っていることです。
メンバーを決める：こちら側は自分と、必要なら上司や関係部署の担当者を1人。制作会社側は窓口の担当者とディレクター。人数を増やしすぎると、誰が返事をするのか曖昧になります。
最初に一言、ルールを書いておく：「日々のご相談はこちらでお願いします。見積もり・請求はこれまでどおりメールでお送りください」と最初の投稿に書いておくと、相手も迷いません。

制作会社に「チャットでお願いします」と切り出すのは、少し気が引けるかもしれません。でも、制作会社にとっても、連絡の場所がはっきりしているのは助かることが多いものです。「こちらの見落としを減らしたくて」と添えれば、角は立ちません。

外部の人を招くときは、契約が終わったときや担当者が代わったときに、メンバーから外すことも忘れずに。アカウントの整理は制作会社に渡すID・パスワード｜安全な共有のしかたと回収の手順もあわせてどうぞ。

決めごと②：1件1スレッドで話し、最初に「何の件か」を書く

場所が決まったら、次は話し方の型です。いちばん効くのは、1つの依頼や相談ごとに、スレッド（返信のまとまり）を分けることです。

新しい件を始めるときは、最初の投稿をこの型にします。

【件名】採用ページ：社員インタビューの写真差し替え
【やってほしいこと】写真3点を、添付の新しい写真に差し替え
【希望日】10月25日（金）までに公開
【確認する人】WEB担当（私）→ 人事部の〇〇さん

件名を角かっこで先頭に置くと、チャットの中を検索したときにも見つけやすくなります。そのあとのやり取りは、すべてこの投稿への返信として続けます。別の件を思い出したら、同じ流れに書き足さず、新しい投稿を立てる。これだけで「返事はどっちの件？」がなくなります。

修正の伝え方そのものに迷ったら、制作会社への修正依頼｜一度で伝わるフィードバックの書き方も参考になります。

決めごと③：決まったことは流さず、要件メモに転記する

チャットで話がまとまったら、そのスレッドの最後に「決定」として一言まとめて、相手に確認をもらいます。

【決定】写真3点の差し替えは10月24日（木）にテスト環境へ反映、
人事部の確認後、10月25日（金）に公開。追加費用はなし。
この内容で進めてよろしいでしょうか。

相手から「承知しました」が返ってきたら、その内容を要件メモ（案件ごとの1つのファイル）に日付つきで転記します。チャットのピン留めやブックマークの機能があれば、あわせて使うと探しやすくなります。

転記まで必要？と思うかもしれません。でも、チャットはプランや設定によって、古いメッセージが見られなくなったり、担当者の退職でアカウントごと消えたりすることがあります。大事な決定だけは、チャットの外にも残しておくと安心です。特に、費用・納期・仕様の範囲に関わる決定は、メールでも一通送っておくと、社内の承認や経理とのやり取りもスムーズになります。追加費用になりやすい場面は「追加費用です」を減らす｜見積もり前に確認したい5つの境界にまとめています。

具体例：「あの件どうなった？」が言えるようになったDさんの場合

社員120人ほどの部品メーカーで、広報と兼務でWEBを担当しているDさんのケースです（よくある状況をもとにした例です）。

それまでの状態：制作会社とは、メールが中心で、急ぎは電話、細かい話は担当者個人とのチャット。ある月、採用ページの改修・製品ページの追加・お知らせの更新の3件が重なり、「製品ページの画像、どの版で確定したか」を確かめるのに、メールとチャットを30分さかのぼることになりました。
やったこと：

制作会社に相談し、自社のチャットに制作会社の担当者2人をゲストとして招いた。「日々の相談はここ、見積もり・請求はメール」と最初に書いた。
進行中の3件を、それぞれ件名つきの投稿として立て直し、これまでの経緯を短く書いた。
決まったことは「【決定】」で書いて確認をもらい、案件ごとの要件メモに日付つきで転記するようにした。
月に一度の定例の前に、要件メモを見ながら「決まったこと・まだのこと」を確かめるようにした。

変わったこと：上司から「あの件どうなった？」と聞かれたとき、要件メモを開けば1分で答えられるようになりました。制作会社の担当者からも「どの件の話か迷わなくなった」と言ってもらえたそうです。

特別なツールを入れたわけではありません。場所を決めて、件ごとに分けて、決まったことを残す。いつものやり取りに、少しだけ型を足しただけです。

続けると、何が変わるか

探す時間が減る。「あの件」は、件名で検索するか、要件メモを開けば見つかります。
「言った言わない」が起きにくくなる。決定を書いて確認をもらう習慣が、お互いを守ってくれます。
頼み忘れ・返事の置き去りに気づける。1件1スレッドなので、止まっている件がひと目で分かります。
引き継ぎがしやすくなる。自分が休むときも、担当が代わるときも、チャットと要件メモを渡せば経緯が伝わります。担当交代のときは制作会社の担当者が交代したら｜引き継ぎで確認しておく3つのことも役に立ちます。